Taloyhtiön kiinteistöhuollon kilpailutus Kanta-Hämeessä: 5 asiaa, jotka hallituksen tulee tarkistaa tarjouksesta
Jaa artikkeli
Kilpailutus on hallituksen tärkein työkalu huoltoyhtiön valinnassa
Kiinteistöhuollon kilpailutus on taloyhtiön hallituksen keskeisimpiä päätöksiä. Oikein toteutettuna se tuo selkeyttä kustannuksiin, parantaa palvelun laatua ja lisää asukastyytyväisyyttä. Huonosti valmisteltu kilpailutus puolestaan johtaa helposti yllättäviin lisäkuluihin ja epäselviin vastuisiin. Tässä artikkelissa käymme läpi viisi kohtaa, jotka jokaisen hallituksen jäsenen kannattaa tarkistaa tarjouksesta ennen sopimuksen allekirjoittamista.
1. Sopimuksen sisältö ja palvelukuvaus
Tarjouksessa tulee olla yksityiskohtainen listaus kaikista palveluista, jotka kuuluvat kuukausihintaan. Pelkkä maininta kiinteistöhuollosta ei riitä, vaan sopimuksessa on eriteltävä esimerkiksi lumityöt, hiekoitus, viheralueiden hoito, pienet korjaukset, liputuksen laajuus ja päivystyspalvelu, ovenavaukset, ym. Mitä tarkempi palvelukuvaus on, sitä vähemmän syntyy erimielisyyksiä sopimuskauden aikana.
Pyydä tarjoajaa tekemään myös sähköinen huoltokalenteri, joka kertoo mitä töitä tehdään minäkin kuukautena. Sähköisestä huoltokalenterista hallituksen puheenjohtaja pystyy seuraamaan toteutuvatko sovitut tehtävät ajallaan. Myös lumitöiden, hiekoituksen ja muidenkin tehtävien tallennus samaan järjestelmään helpottaa taloyhtiötä seuraamaan töiden sujuvuutta ja turvallisuutta.
2. Päivystyksen laajuus ja vasteajat
Kiireelliset vahinkotilanteet, kuten vesiputkirikot tai lämmitysjärjestelmän häiriöt, eivät odota toimistoaikoja. Tarkista tarjouksesta, millainen päivystysjärjestely kuuluu sopimushintaan ja millaiset vasteajat tarjoaja lupaa. Hämeenlinnan seudulla toimivan huoltoyhtiön etu on nopea reagointi sekä kohtuulliset välimatkat.
JMKpalvelun 24/7-päivystys tarkoittaa, että paikalle saadaan ammattilainen myös iltaisin, viikonloppuisin ja pyhäpäivinä. Päivystysnumero palvelee vuoden jokaisena päivänä.
3. Henkilöstön pätevyys ja paikallisuus
Luotettava huoltoyhtiö kertoo tarjouksessaan, montako työntekijää kiinteistön hoidosta vastaa ja millainen koulutus heillä on. Kanta-Hämeessä toimivan paikallisen tekijän vahvuus on alueen kiinteistökannan tuntemus: ammattilaiset tietävät, millaisia haasteita eri vuodenajat tuovat juuri Hämeenlinnan ja Janakkalan alueen rakennuksiin.
JMKpalvelussa työskentelee yli kymmenen koulutettua kiinteistöhuollon ammattilaista, jotka tuntevat toiminta-alueensa kiinteistöt perusteellisesti.
4. Sähköiset järjestelmät ja raportointi
Nykyaikainen kiinteistöhuolto hyödyntää sähköisiä järjestelmiä huoltopyyntöjen vastaanottamiseen, töiden dokumentointiin ja raportointiin. Tarkista tarjouksesta, tarjoaako huoltoyhtiö esimerkiksi sähköistä huoltokutsujärjestelmää, jonka kautta asukkaat ja hallitus voivat seurata tehtyjen töiden tilannetta reaaliaikaisesti.
JMKpalvelun asiakkaat käyttävät sähköistä huoltokutsulomaketta, joka nopeuttaa vikailmoitusten käsittelyä ja parantaa tiedonkulkua isännöitsijän, hallituksen ja huoltoyhtiön välillä.
5. Lisätyöt, konetöiden hinnoittelu ja sopimusehdot
Taloyhtiön arjessa tulee vastaan tehtäviä, jotka eivät kuulu perussopimukseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi laajemmat konetöillä tehtävät pihan kunnostukset, pihan pesutyöt, puunkaadot, pienet kaivuutyöt, korjaustyöt tai lumien poiskuljetukset. Tarkista tarjouksesta, mitkä lisätyöt ovat erillisveloituksella.
Hyvä tarjous on läpinäkyvä: kuukausihinta kattaa sovitut perustyöt, ja lisätöille on selkeä tuntihinnasto tai erillishinnoittelu.
Referenssit ja kokemus ratkaisevat
Tarjouspyynnön yhteydessä kannattaa pyytää huoltoyhtiöltä referenssejä vastaavista kohteista. Hallituksen on hyödyllistä kysyä muilta taloyhtiöiltä, miten yhteistyö tarjoajan kanssa on sujunut käytännössä: ovatko sovitut työt toteutuneet ajallaan, onko viestintä ollut sujuvaa ja miten yllättäviin tilanteisiin on reagoitu. Pitkä kokemus kiinteistöhuollosta samalla toiminta-alueella kertoo siitä, että yritys tuntee paikalliset olosuhteet ja kiinteistökannan erityispiirteet. Janakkalan mökki- ja kiinteistöpalvelu Oy on toiminut Janakkalan ja Hämeenlinnan alueella jo vuodesta 2007 alkaen, ja asiakaskuntaamme kuuluu erikokoisia taloyhtiöitä, isoja liikepaikkoja, teollisuuskiinteistöjä sekä yksityisiä omakotitaloja ja -mökkejä. Kokemus näkyy arjessa nopeana reagointina, ammattitaitoisena työnä ja luotettavana kumppanuutena.
Yhteenveto: huolellinen kilpailutus tuottaa tulosta
Kiinteistöhuollon kilpailutuksessa tärkeintä on vertailla tarjouksia sisällön, ei pelkän hinnan perusteella. Selkeä palvelukuvaus, nopea päivystys, pätevä henkilöstö, toimivat sähköiset järjestelmät ja läpinäkyvä hinnoittelu muodostavat kokonaisuuden, johon taloyhtiö voi luottaa pitkäjänteisesti. Ota yhteyttä JMKpalveluun ja pyydä tarjous taloyhtiösi kiinteistöhuollosta Kanta-Hämeessä.
